Les paramètres de base sont l'endroit où vous pouvez configurer tout ce dont vous avez besoin pour définir votre entreprise.
Les paramètres trouvés ici se rapportent à l'entreprise actuellement sélectionnée, à partir du widget de sélection d'entreprise en haut à gauche de l'interface administrateur. Sélectionnez l'entreprise pour laquelle vous souhaitez afficher les paramètres. La section Détails de l'entreprise est l'endroit où vous configurez votre adresse, téléchargez votre logo d'entreprise et définissez également vos valeurs par défaut.
Toutes les données saisies dans cette première boîte de champs personnalisés apparaîtront comme la section des détails de votre entreprise, dans la plupart des dispositions de factures par défaut et autres enregistrements. Les courriels et les sites Web seront des liens cliquables dans les PDF.
Toutes les données saisies ici sont généralement à des fins de référence dans le portail administrateur et n'apparaissent pas sur les documents par défaut.
Sur la plupart des factures par défaut et autres documents, vous voyez également toutes les données saisies dans ces champs. Ces champs devraient tous être explicites et s'appliquer à la plupart, sinon à toutes les entreprises de n'importe quel pays.
L'image téléchargée ici sera enregistrée dans le répertoire public/storage comme les autres fichiers téléchargés. Le logo de l'entreprise apparaîtra sur les modèles de factures par défaut et dans le widget de sélection de l'entreprise dans le coin supérieur gauche de l'interface utilisateur du portail administrateur.
L'image que vous sélectionnez doit être de 300x300 pour de meilleurs résultats, et il n'y a pas de restrictions quant à la taille du fichier que vous téléchargez, mais cela causera des problèmes avec les factures PDF facilement si vous ne suivez pas la pratique standard de résolution de 300x300 pixels pour les logos.
Les valeurs par défaut sont des valeurs par défaut au niveau du système et de l'entreprise, elles seront appliquées à chaque niveau de l'application auxquelles elles se réfèrent.
Conditions de paiement des factures - Le terme de paiement défini en 'jours'. Vous pouvez configurer des conditions de paiement personnalisées en cliquant sur le bouton Configurer les conditions de paiement
Citation valable jusqu'au - Semblable aux conditions de paiement des factures, vous sélectionnerez une durée en jours, à partir de la liste des durées des conditions de paiement.
Conditions et pieds de page - Les entrées de texte des conditions et des pieds de page vous permettent de définir les valeurs par défaut pour chacun. Celles-ci seront insérées automatiquement dans le document pour vous. Il vous suffit de les définir une fois ici et nous nous occuperons du reste! Notez que vous pouvez toujours remplacer ces valeurs en les modifiant directement dans l'entité.
Les conditions et les pieds de page apparaissent sous les notes publiques jointes à vos documents.
Ces espaces sont parfaits pour définir des clauses ou des avertissements standard, pour clarifier les politiques de responsabilité et de responsabilité dès le départ et en imprimé sur chaque document.
Téléchargez les documents de l'entreprise ici. Ceux-ci ne sont pas utilisés automatiquement sur les documents et ne sont accessibles qu'à partir du portail administrateur. Les documents stockés ici apparaîtront également dans le répertoire "public/storage" sur le serveur Web, ce qui implique que les fichiers stockés ici ne doivent pas être considérés comme vraiment sécurisés, et cet emplacement de stockage est mieux réservé pour les formulaires de modèle, les avis, les accords vierges, les documents de politique, etc.
La section Détails de l'utilisateur couvre les paramètres de compte pour l'utilisateur actuellement connecté. Les détails d'un utilisateur les aident à s'identifier parmi votre équipe, à aider vos coéquipiers à se contacter et sont pertinents dans Invoice Ninja si vous attribuez des utilisateurs à des tâches, des projets, des clients, etc., en tant que pratique pour l'organisation et la responsabilité.
Les notifications par courriel peuvent être configurées ici pour votre compte utilisateur. Vous pouvez configurer des événements par courriel pour vous informer de presque toutes sortes de modifications d'enregistrements, qu'il s'agisse d'une facture, d'un devis, d'un paiement ou d'un crédit, qui a été consulté, approuvé, payé, échoué, en retard, envoyé, créé, etc.
Vous pouvez choisir de définir les notifications à l'un des trois niveaux d'options:
De plus, la catégorie Tous les événements peut être utilisée pour définir rapidement les niveaux de notification de chaque catégorie à la même chose en même temps.
Ici, vous pouvez définir certains paramètres généraux pour Invoice Ninja qui seront appliqués à la mise en forme du texte sur tous les documents PDF générés à partir des enregistrements.
Dans la section des étiquettes personnalisées, vous pouvez reformater les étiquettes de texte descriptives utilisées dans tous vos modèles de documents. C'est une fonctionnalité utile pour ajouter manuellement des paramètres de langue personnalisés à vos documents.
Vous avez une liste d'étiquettes personnalisées à maintenir. En ajoutant une étiquette personnalisée, comme "Article", elle sera ajoutée à votre liste dans la colonne de gauche, et dans la colonne de droite à côté de "Article", vous verrez un champ de saisie de texte pour le texte que vous souhaitez remplacer par "Article". Par exemple "Élément de ligne" ou "UPC". Ceci remplace le texte utilisé sur toutes vos factures, etc.
Modifiez ou créez une nouvelle facture, un crédit, etc., afin de voir les modifications apportées aux étiquettes de texte appliquées à vos documents maintenant.
Vous pouvez configurer les passerelles de paiement et les règles/comportements de paiement à partir d'ici.
Utiliser les crédits disponibles - Configurez le comportement pour qu'un client ait des crédits disponibles dans son compte lorsqu'il effectue un paiement
Permettre le surpaiement - Activez/désactivez la possibilité pour les clients de payer en option un supplément en guise de pourboire.
Permettre le sous-paiement - Activez la possibilité pour les clients de payer un montant minimum ou partiel dû.
Courriels de paiement
Entrez dans le panneau de configuration des passerelles de paiement, où vous pouvez ajouter et configurer des passerelles de paiement pour que les clients les utilisent depuis le portail client, pour les paiements en ligne. Les fournisseurs de services de passerelle de paiement ont leurs propres frais et politiques dont il faut être conscient, mais cela vous aidera à connecter Invoice Ninja avec votre passerelle de paiement en utilisant leurs API standard.
Dans le nouveau volet pour configurer les passerelles de paiement, vous voyez une liste de passerelles de paiement configurées et une icône "plus" utilisée pour créer une nouvelle passerelle de paiement. Lorsque vous créez ou modifiez une passerelle de paiement, il y a trois onglets de paramètres à configurer. Identifiants, Paramètres et **Limites
Dans ce premier volet le plus important, vous définissez les valeurs nécessaires pour faciliter la communication entre Invoice Ninja et l'API de votre passerelle de paiement. Lorsque vous créez une nouvelle passerelle de paiement, vous devez sélectionner un fournisseur de services dans la liste.
Stripe - Notre intégration Stripe comprend les options de paiement par carte de crédit, ACH et Sofort. Notre intégration Stripe comprend également la facturation par jeton et les remboursements. Entrez votre clé secrète d'API et votre clé publiable, fournies par Stripe. Pour les obtenir, connectez-vous ou créez un nouveau compte sur le site de Stripe et visitez le menu Developer, qui se développe, puis sous le menu Developer, visitez le menu API Keys. Votre clé secrète sera cachée et ne pourra être vue qu'une seule fois. Si nécessaire, créez une nouvelle clé secrète. Pour plus d'informations sur les clés API Stripe, visitez Stripe Docs.
Braintree - Avec Braintree, vous pouvez intégrer le support de paiement via PayPal, carte de crédit et virement bancaire/débit. Entrez votre identifiant de marchand, votre clé publique et votre clé privée, fournies par Braintree. Pour les obtenir, connectez-vous ou créez un compte de production sur le site de Braintree et cliquez sur l'icône "engrenage" dans le coin supérieur droit, qui développe une liste déroulante. Pour trouver vos clés publique et privée, visitez API dans la liste et pour trouver votre identifiant de marchand, visitez Business dans la liste. Pour plus d'informations sur les identifiants de passerelle Braintree, visitez Braintree Docs.
PayPal Express - Entrez votre nom d'utilisateur API, votre mot de passe API et votre signature, fournis par PayPal. Pour les obtenir, connectez-vous ou créez un compte professionnel sur le site PayPal. Survolez ou cliquez sur votre icône de profil en haut à droite de l'écran pour afficher un menu déroulant et choisissez Paramètres du compte. Sous la première section, Accès au compte, trouvez Accès API dans la liste et cliquez sur le bouton Mettre à jour à côté. Faites défiler vers le bas sous "Intégration API NVP/SOAP (classique)" et cliquez sur Gérer les identifiants API. Ici, vous trouverez les identifiants existants ou la possibilité de créer de nouveaux identifiants. Pour plus d'informations sur ces identifiants de passerelle de paiement PayPal, visitez PayPal Docs.
Il y a quelques options supplémentaires dans l'onglet Identifiants, exclusivement pour la configuration de PayPal Express. * Mode Test - Activez cette option uniquement si vous utilisez des identifiants de test/sandbox de PayPal. * Type de solution - Choisissez entre Sole ou Mark. Avec Sole, un compte PayPal est facultatif. Avec Mark, vos clients doivent avoir un compte PayPal pour payer avec cette méthode. * Page d'atterrissage - Choisissez entre Facturation ou Connexion. Avec Facturation, vous choisissez généralement lors de l'utilisation du type de solution Sole, car un compte PayPal est alors facultatif et l'utilisateur atterrit sur une page avec la facture et une invite au paiement. Avec Connexion, vous choisissez généralement lors de l'utilisation du type de solution Mark, pour imposer l'utilisation d'un compte PayPal et diriger immédiatement le client vers la connexion à PayPal s'il n'est pas déjà connecté. * Nom de la marque - Ajoutez le nom de votre entreprise à la caisse PayPal. * URL de l'image d'en-tête - Choisissez d'utiliser soit une image d'en-tête, soit une image de logo à afficher lors de la caisse PayPal. PayPal demande une image avec une résolution maximale de 750 pixels de large sur 90 pixels de haut. Définissez un lien URL vers l'image d'en-tête de votre entreprise souhaitée. * URL de l'image du logo - Choisissez d'utiliser soit une image d'en-tête, soit une image de logo à afficher lors de la caisse PayPal. PayPal demande une image avec une résolution maximale de 190 pixels de large sur 60 pixels de haut. Définissez un lien URL vers l'image du logo de votre entreprise souhaitée. * Couleur de la bordure - Cette option crée une bordure de 2 pixels de large autour de votre image d'en-tête, dans la couleur de votre choix.
Authorize.net - Notre intégration Authorize.net comprend des options de paiement par carte de crédit, y compris la facturation par jeton et les remboursements. Entrez votre identifiant de connexion API et votre clé de transaction, fournis par Authorize.net. Pour les obtenir, connectez-vous ou créez un compte marchand sur le site Web d'Authorize.net. Après vous être connecté, cliquez sur Paramètres dans le menu de gauche, puis cliquez sur Identifiants et clés API. À partir de là, vous pouvez afficher et gérer les identifiants API nouveaux et existants. Pour plus d'informations sur ces identifiants API Authorize.net, consultez Authorize.net Docs.
Mollie - Notre intégration Mollie comprend des options de paiement par carte de crédit, y compris la facturation par jeton. Pour configurer Mollie comme méthode de paiement, vous aurez besoin de votre numéro d'identifiant de profil et de votre clé API du site. Votre numéro d'identifiant de profil se trouve dans le coin supérieur gauche de l'écran lorsque vous vous connectez au tableau de bord Mollie, et vous pouvez trouver une liste de vos clés API en cliquant sur le menu déroulant Développeurs dans la barre latérale gauche, puis en cliquant sur Clés API, comme décrit sur la base de connaissances Mollie. Après avoir approuvé votre site Web, vous trouverez vos clés API en direct et de test ici. Il y a une case à cocher dans le portail administrateur d'Invoice Ninja lors de la configuration de la passerelle de paiement Mollie, pour activer le mode test si vous allez utiliser une Clé API de test de Mollie.
Personnalisé - Il s'agit d'une fonctionnalité pour les développeurs, où vous pouvez écrire votre propre code PHP avec des références API personnalisées pour votre propre fournisseur de passerelle de paiement.
Square - Notre intégration Square comprend des options de paiement par carte de crédit, y compris la facturation par jeton et les remboursements. Une fois que vous vous êtes inscrit à un compte développeur Square et que vous avez configuré votre application dans le tableau de bord développeur Square, vous devrez fournir l' ID d'application, le Jeton d'accès et l' ID d'emplacement à Invoice Ninja. L' ID d'application et le Jeton d'accès se trouvent sous OAuth dans la barre latérale gauche, et l' ID d'emplacement se trouve sous Emplacement dans la barre latérale. Plus d'informations peuvent être trouvées dans la documentation du développeur Square. La case à cocher du mode test est disponible pour tester l'intégration Square avec les identifiants sandbox de Square.
Eway Rapid - Notre intégration eWAY comprend des options de paiement par carte de crédit, y compris la facturation par jeton et les remboursements. Une fois que vous avez configuré votre entreprise dans le portail eWAY, vous pouvez trouver vos détails d'API sous le menu supérieur, en passant la souris sur Mon compte puis en cliquant sur Clés API. Votre Clé API et Mot de passe pour Invoice Ninja sont répertoriés près du haut sous Clé API rapide et votre Clé API publique peut être trouvée juste en dessous de cette section sous Bouton Pay Now. Vous pouvez trouver des instructions plus détaillées dans la base de connaissances eWAY. La case à cocher du mode test permettra d'utiliser le compte sandbox eWAY pour tester la passerelle de paiement.
Checkout.com - Notre intégration Checkout.com comprend des options de paiement par carte de crédit, y compris la facturation par jeton et les remboursements. Entrez votre clé API publique et votre clé API secrète, fournies par Checkout.com. Pour les obtenir, connectez-vous ou créez un compte "The Hub" sur le site Web de Checkout.com. Une fois connecté à "The Hub", cliquez sur Paramètres dans le menu de gauche, puis sur Canaux. Ici, vous trouverez une liste de vos entreprises enregistrées sur Checkout.com, sélectionnez l'entreprise appropriée (si vous en avez plusieurs ici) et vous trouverez les clés API sur cet écran. Pour plus d'informations sur les informations d'identification de l'API Checkout.com, visitez Checkout.com Docs.
PayTrace - Notre intégration PayTrace comprend des options de paiement par carte de crédit, y compris la facturation par jeton et les remboursements. Pour configurer PayTrace, vous aurez besoin de vos identifiants d'utilisateur API et de votre clé API de compte PayTrace, qui peuvent être trouvés après avoir réussi à configurer un compte avec PayTrace. Il y a un processus à suivre avec PayTrace impliquant d'abord de tester un compte sandbox, avant de configurer les paiements en direct. Assurez-vous d'utiliser la case à cocher Mode test lorsque vous passez par ce processus avec les identifiants API sandbox. Pour plus d'informations, visitez le site de support PayTrace.
Ces paramètres régissent certains des comportements dans le portail client d'Invoice Ninja ou le portail administrateur, lors de la consultation et de l'interaction avec vos passerelles de paiement configurées. Certaines de ces options peuvent apparaître ou non, en fonction du type de passerelle de paiement.
Ici, nous gérons les limites de paiement et les frais que nous souhaitons appliquer aux transactions. Les frais et les limites appliqués sont spécifiques au type de paiement que vous avez sélectionné.
Dans cette section, nous pouvons configurer certains paramètres par défaut pour les taxes appliquées aux factures dans leur ensemble ou uniquement aux produits eux-mêmes. Les taux de taxe sont exprimés en valeurs de pourcentage uniquement.
ATTENTION!
Vous pouvez facturer accidentellement des taxes en double si vous appliquez des taux de taxe sur le solde fixe d'une facture, et sur les produits individuels de la facture eux-mêmes. Si une taxe distincte s'applique à certains produits que vous vendez, c'est peut-être là que cela pourrait s'appliquer.
Configurer les taux - Un simple panneau de paramètres Taux de taxe pour gérer les taux de taxe applicables à votre entreprise. Les taux de taxe configurés ici sont sélectionnables dans les menus déroulants Taxe et Taux de taxe sur les factures et les produits. Vous ajoutez un taux de taxe avec le bouton "+" en haut à gauche de ce panneau, et ajoutez simplement un nom et un taux de taxe exprimé en pourcentage uniquement.
Ces options régissent les comportements et les règles liés aux Produits lors de la modification des produits directement ou lors de leur interaction avec des factures, des devis, etc.
Quantité par défaut - Lorsque le champ de quantité du produit est activé, l'activer rendra la quantité par défaut à 1, sinon vous devez spécifier explicitement la quantité de chaque produit.
Remplir les produits - Activez pour remplir automatiquement les champs de description et de coût avec les valeurs du produit que vous sélectionnez, lors de l'ajout d'un produit à une facture.
Les paramètres ici régissent les règles et les comportements liés aux tâches, qui sont imbriquées dans les projets.
Ces règles régissent strictement
Configurer les statuts - Ce bouton permet d'accéder à un autre panneau de paramètres pour les "Statuts des tâches" qui gère une liste de statuts sélectionnables pour les tâches, par exemple : Backlog, Prêt à faire, En cours et Terminé. Tout ce qu'il y a à configurer pour un statut de tâche, c'est le nom du statut et une couleur d'indicateur.
Ces règles régissent les paramètres et comportements par défaut des enregistrements de dépenses de votre entreprise.
Chacun de ces paramètres ci-dessous peut être configuré pour chaque enregistrement de dépense, lors de la création ou de la modification d'une dépense. Modifier ces paramètres ici changera la configuration par défaut pour les nouveaux enregistrements de dépenses.
Configurer les catégories - Ce bouton permet d'accéder à un sous-panneau de paramètres pour les "Catégories de dépenses". Ici, vous pouvez gérer une liste simple (champs Nom et Couleur uniquement) pour les catégories de dépenses. Cela peut vous aider à organiser vos dépenses de manière plus efficace, en attribuant une catégorie de dépenses à chacune de vos dépenses.
Ici, vous avez de nombreuses options pour les formats de fichiers à partir desquels importer les enregistrements de votre entreprise.
Les enregistrements au format CSV peuvent être importés uniquement. Les importations de fichiers CSV doivent être effectuées par catégorie et non dans un seul fichier volumineux.
Vous devrez sélectionner manuellement les catégories correspondantes pour certaines entrées du CSV après son téléchargement, car les logiciels plus anciens ou autres peuvent ne pas utiliser les mêmes étiquettes.
Le format attendu du document CSV est d'avoir une seule ligne avec toutes les catégories de colonnes, suivie d'une ligne pour chaque entrée.
Lors de l'importation de votre document CSV, vérifiez que la colonne de gauche correspond aux étiquettes de colonne de votre fichier CSV et que la colonne du milieu correspond à la première ligne sous les étiquettes de colonne de votre fichier CSV. Ensuite, à droite, sélectionnez l'étiquette la plus précise disponible dans Invoice Ninja pour associer ces valeurs à la nouvelle étiquette lors de l'importation.
Une sauvegarde complète de l'entreprise peut être générée via l'option Exportation. Ceci planifiera une tâche qui exportera tous les paramètres et données et les compressera dans un fichier .zip à télécharger. Lorsque la tâche est terminée, un courriel est envoyé avec un lien de téléchargement (les liens de téléchargement expirent quotidiennement).
Les données peuvent être transférées vers une autre installation ou utilisées pour écraser un ensemble de données d'entreprise existant.
Si vous ne souhaitez pas écraser l'entreprise actuelle et importer plutôt l'ensemble de données en tant que NOUVELLE entreprise, vous devez créer une nouvelle entreprise avant d'importer, car cela écrasera l'entreprise actuelle!
Lors de l'importation de JSON, vous avez la possibilité d'importer uniquement les paramètres, les données, ou les deux.
Notez que sur la plateforme hébergée, l'importateur d'entreprise effectuera un contrôle préalable pour s'assurer que votre ensemble de données est importable. Si votre plan ne dispose pas de ressources suffisantes (c'est-à-dire plusieurs utilisateurs ou la limite de clients est atteinte), l'importateur échouera et vous serez informé par courriel du problème exact.
Ces paramètres régissent les paramètres de la session ou de l'instance sur l'appareil physique sur lequel vous êtes actuellement connecté. Sur un nouvel appareil, ces paramètres ne s'appliqueront pas.
Disposition - Choisissez explicitement entre une disposition de bureau ou mobile. Normalement, Invoice Ninja peut détecter le type d'affichage que vous utilisez.
Menu latéral - Le menu latéral est la barre latérale la plus à gauche pour la navigation. Lorsqu'il est réglé sur "Réduire", la barre latérale reste épinglée et peut s'étendre ou se rétrécir. Lorsqu'il est réglé sur "Flottant", la barre latérale reste cachée et glisse à l'aide d'un geste ou en cliquant sur le bouton "hamburger" dans le coin supérieur gauche.
Barre latérale d'historique - La barre latérale d'historique apparaîtra quelque part sur le côté droit. Lorsqu'il est réglé sur "Afficher/Masquer", la barre latérale d'historique apparaît à l'extrême droite et est une barre latérale persistante qui redimensionne et déplace les panneaux autour d'elle. Lorsqu'il est réglé sur "Flottant", la barre latérale d'historique apparaît devant le panneau dans lequel vous travaillez lorsque vous appuyez sur le bouton "Historique" en haut d'une liste de menus, et elle se ferme automatiquement.
Barre latérale de prévisualisation - L'activation est le paramètre par défaut, qui vous présente une liste de clients, factures, tâches, etc. et toute l'entrée de la liste est un bouton cliquable pour afficher les détails avancés de l'entrée dans une barre latérale persistante sur le côté droit.
Lorsqu'il est désactivé, il ne vous présente aucune barre latérale à droite, seulement une liste, et chaque entrée montre un peu plus de détails au premier coup d'œil, mais cela n'offre pas de vues de détails avancés, et désactiver cette fonction peut effectivement réduire les fonctionnalités normalement disponibles pour vous grâce à ces aperçus détaillés dans les barres latérales.
Appui long sur la liste - Configurez le comportement lorsque vous appuyez longuement sur une entrée de la liste de menus. "Démarrer la sélection multiple" pour utiliser l'appui long pour passer en mode sélecteur d'élément et sélectionner plusieurs éléments sur lesquels agir, ou choisissez "Afficher les actions" pour simplement faire apparaître un menu contextuel des actions disponibles pour cette seule entrée de la liste de menus.
Lignes par page - Configurez le nombre de lignes par défaut à charger par page de menu.
Mode sombre - Bascule un thème sombre pour les conditions de faible luminosité ou les préférences personnelles.
Thème de couleur - Sélectionnez les thèmes de couleur à utiliser pour les étiquettes
Le panneau de gestion de compte régit principalement le compte de votre entreprise sur le serveur, le statut de la licence Invoice Ninja et les configurations API pour les développeurs intéressés par l'automatisation.
Dans cet onglet, plusieurs éléments vous sont présentés.
Tout d'abord, il y a des choses liées au statut de votre entreprise ou aux conditions avec Invoice Ninja
Deuxièmement, il y a toutes les ressources pour les développeurs concernant les fonctionnalités d'automatisation.
Troisièmement, il y a les boutons les plus dangereux et sérieux! Assurez-vous de savoir ce que vous faites!
Les cases à cocher ici activent et désactivent des modules entiers pour l'entreprise. Désactiver une ou deux catégories comme "Projets" et "Tâches" les retirera de la barre latérale du menu sur le côté droit et les masquera, ainsi que tous leurs enregistrements existants, jusqu'à ce que vous réactiviez à nouveau le module.
Configurez quelques paramètres de sécurité simples pour les comptes serveur des utilisateurs connectés.