Le module Dépenses vous permet de gérer et de suivre les dépenses liées à votre organisation, qu'il s'agisse de biens ou de services. Les enregistrements de dépenses prennent également en charge la facturation à vos clients, vous permettant ainsi de transférer les coûts directement via vos factures. Une utilisation efficace du module de dépenses peut vous aider à suivre et à surveiller la trésorerie de votre organisation et à vous tenir informé de vos impôts.
Lorsque vous sélectionnez le module Dépenses à partir du menu de navigation situé sur le côté gauche de l'écran, par défaut, vous serez dirigé vers la vue en tableau listant et classant tous les enregistrements de dépenses disponibles.
À partir de la vue tableau, vous pouvez trier les enregistrements de dépenses en fonction des différentes colonnes en haut du tableau. Avec le bouton Colonnes situé en bas à droite de la vue tableau, vous pouvez ajouter/supprimer des colonnes du tableau. Vous pouvez utiliser les boutons filtre et statut situés en bas à gauche pour modifier les enregistrements visibles répertoriés. Un menu kebab à gauche de chaque entrée dans le tableau affiche une liste d'actions de gestion disponibles que vous pouvez effectuer sur un enregistrement de dépense, telles que modifier, cloner vers un nouvel enregistrement de dépense, facturer la dépense ou la cloner vers un nouvel enregistrement de dépense récurrente.
Cliquez simplement sur une entrée du tableau pour afficher le panneau de prévisualisation de ce relevé de dépenses.
Vous pouvez utiliser le bouton "Modifier" en haut du panneau d'aperçu pour modifier l'enregistrement de la dépense. Vous pouvez utiliser le menu kebab dans le coin supérieur droit du panneau pour voir une liste des actions de gestion qui peuvent être prises à l'encontre de l'enregistrement de la dépense, comme facturer la dépense, cloner l'enregistrement de la dépense ou le supprimer. Au bas du panneau d'aperçu de la dépense, vous trouverez deux boutons pour "Facturer la dépense" et "Cloner". Facturer la dépense créera un nouvel enregistrement de facture avec les détails de la dépense automatiquement saisis comme élément de ligne sur la facture. Cloner créera un nouvel enregistrement de dépense avec les mêmes détails que l'enregistrement de dépense existant, pour la date d'aujourd'hui.
Le panneau de prévisualisation d'un enregistrement de dépense contient tous les détails concernant l'enregistrement, répartis en deux sections à onglets, comme suit:
Ici, vous pouvez voir le coût total de la dépense et l'état de la dépense en haut. Des boutons interactifs multifonctionnels dans une liste vous connecteront au fournisseur, au client, au projet, à l'utilisateur et à la facture liés à l'enregistrement des dépenses. Les notes publiques et privées apparaissent en surbrillance, précédées d'une icône de cadenas pour indiquer une note privée ou d'un petit "i" dans un cercle pour indiquer une note publique. Le bas de l'onglet Aperçu affiche la date de la dépense, le taux de taxe et les informations de paiement pour quand et comment votre organisation a payé le fournisseur.
L'onglet Documents permet de téléverser des fichiers tels que des documents, des images et plus encore afin de vous permettre de les partager avec le client lorsqu'ils sont joints à une facture (si activé) ou avec d'autres utilisateurs du portail d'administration.
Dans la disposition pour ordinateur de bureau, la modification ou la création d'un enregistrement de dépense vous mènera à un nouvel écran où tous les champs disponibles seront affichés en même temps. Dans la disposition pour mobile, la modification ou la création d'un enregistrement de (expense record) ouvrira un autre écran avec des onglets, organisés de manière similaire à leur apparence dans la disposition pour ordinateur de bureau, comme décrit ci-dessous :
Le texte suivant décrit le cycle de vie d'un enregistrement de dépense
Un état par défaut d'une dépense est Enregistrée, lorsqu'une dépense est créée. Une dépense est marquée enregistrée que vous ayez signalé ou non que vous avez payé le fournisseur pour la dépense.
Une dépense qui a Doit être facturée activé, la rendant facturable à un client, passe automatiquement à un état En attente.
Un enregistrement de dépense est automatiquement modifié en Facturé après que la dépense a été ajoutée à une facture client. Notez qu'une dépense est marquée Facturée simplement en étant sur une facture, et son état ne change pas si la facture a été payée ou non par le client. L'onglet aperçu du panneau de prévisualisation de l'enregistrement de dépense vous liera à la facture à laquelle la dépense est attachée.
Un enregistrement de dépense peut être archivé manuellement, ce qui le cache simplement de la vue dans le tableau ou la liste des dépenses actives. Les détails des dépenses archivées sont toujours inclus dans les rapports. Vous pouvez afficher les dépenses archivées en modifiant les filtres dans la vue du tableau, et vous pouvez utiliser la fonction "Restaurer" pour ramener une dépense archivée à son état précédent.
Un enregistrement de dépense peut être supprimé manuellement, ce qui le retirera de la vue et le supprimera également de tous les rapports. Les enregistrements de dépenses supprimés peuvent être consultés en modifiant vos filtres lors de la visualisation du tableau ou de la liste des dépenses, et l'utilisation de la fonction "Restaurer" peut ramener l'enregistrement de dépense supprimé à son état précédent.
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