Les dossiers de factures comportent de nombreux détails et vous permettent de facturer vos clients pour des Produits, des Tâches ou des Dépenses. Vous pouvez joindre des documents ou des images aux factures, que le client peut consulter depuis le portail client. Les dossiers de factures conservent un historique des modifications apportées et des utilisateurs qui les ont effectuées, afin d'augmenter la responsabilisation au sein de votre entreprise.
Pour consulter une facture, sélectionnez-la dans la liste. Les détails de la facture apparaîtront dans la mise en page mobile ou sur le côté droit dans la mise en page de bureau. À partir de là, vous pouvez modifier la facture en cliquant sur le bouton "Modifier" dans le coin supérieur droit.
Au bas du panneau, vous pouvez également afficher la facture en PDF ou l'envoyer par courriel au client.
De plus, le menu Kebab dans le coin supérieur droit offre diverses options pour gérer la facture, telles que modifier son statut, la dupliquer ou la consulter depuis le portail client.
Dans le panneau d'aperçu, vous verrez des informations générales sur la facture. Le montant de la facture, le solde dû, tout montant payé, le client auquel elle est attribuée, la date de la facture et tout produit ou tâche inclus dans la facture.
Ici, vous voyez les contacts de votre client qui sont inclus dans la facture. Les contacts inclus recevront une copie des courriels envoyés et pourront consulter la facture depuis le portail client lorsqu'ils se connectent.
Des liens vers le portail client pour chaque contact respectif inclus sont également disponibles.
Téléchargez des images ou des documents sur votre facture, à inclure pour votre client. Les fichiers téléchargés peuvent être consultés et accessibles par le client via le portail client.
Le panneau Historique présente un aperçu chronologique des transactions liées à la facture et vous montre les modifications apportées au montant total de la facture et par quels utilisateurs.
Le panneau Activité présente une vue chronologique de toutes les actions effectuées sur la facture, y compris quand elle a été créée, modifiée, payée, remboursée, annulée, etc., ainsi que l'utilisateur qui a effectué l'action.
Plusieurs champs sont disponibles lors du remplissage d'une facture, et la vue lors de la création ou de la modification d'une facture est légèrement différente en fonction de la disposition mobile ou de la disposition de bureau. Dans la disposition de bureau, tous les panneaux décrits ci-dessous sont présentés en même temps sur un grand écran et disposés différemment.
Le panneau Détails inclut les informations les plus élémentaires sur la facture :
+10, la date sera définie à dix jours dans le futur et si vous entrez -10, la date sera définie à dix jours dans le passé.
Contacts a son propre panneau dans la vue mobile, tandis que dans la vue de bureau, il est affiché directement sous le champ Client après avoir sélectionné un client.
Cette section présente simplement une liste des contacts disponibles dans un dossier de client et vous permet de cocher ou de décocher des contacts pour les inclure ou les exclure de la facture. Les contacts inclus pourront accéder à la facture depuis le portail client et recevront des e-mails concernant la facture lorsqu'ils seront envoyés.
Ici, vous voyez une liste des articles de ligne inclus dans la facture. Vous pouvez ajouter des Produits, des Tâches ou des Dépenses à la facture pour facturer votre client. Chaque article de la liste aura ces champs disponibles :
Tous sous un panneau dans la disposition mobile, ces options ont chacune leurs propres onglets en bas de l'écran de facture lors de la disposition de bureau :
Le statut de Brouillon est le premier statut dans le cycle de vie d'une facture. Dans ce statut, des modifications peuvent être apportées à la facture et la facture est complètement cachée au client. Une facture brouillon n'affecte pas le grand livre et ne modifie pas le solde du client. Les factures en brouillon sont inactives jusqu'à ce qu'elles soient envoyées par courriel au client ou marquées comme envoyées.
Une facture est marquée comme envoyée lorsqu'elle a été envoyée par courriel au client ou marquée comme envoyée dans le panneau d'administration.
Lorsque le statut de la facture est modifié en Envoyée, le solde du client augmente du montant du solde de la facture.
Un statut de facture partielle signifie qu'un paiement a été appliqué à la facture, mais qu'il reste un solde impayé sur la facture.
Un statut de facture payée signifie qu'un paiement complet a été appliqué à la facture. Le solde de la facture sera de 0.
Une facture peut être annulée dans les conditions suivantes :
Lorsqu'une facture est annulée, le solde de la facture est mis à zéro et le statut mis à jour à Annulée, le solde du client est également ajusté à la baisse. Si des paiements ont été appliqués à la facture, ceux-ci resteront liés à la facture.
Une facture peut être marquée comme supprimée si les conditions suivantes sont remplies :
Que se passe-t-il lorsque l'on supprime une facture ?
Si la facture a un solde impayé, afin d'équilibrer le grand livre, nous effectuons d'abord une Annulation de la facture avant de procéder à la suppression.
Une facture peut être annulée dans les conditions suivantes :
Lorsqu'une facture est annulée, le paiement/les paiements qui ont été appliqués à la facture ont un crédit généré en leur faveur. Le grand livre est également ajusté comme suit :
Lorsqu'une facture a été annulée, les relations de paiement précédentes sont déliées et ne peuvent pas être restaurées.
Archiver une facture consiste simplement à la supprimer de la vue de la liste des factures. Archiver une facture permet de garder vos vues de liste propres et bien rangées et n'affecte pas le grand livre / le solde du client.
Restaurer une facture depuis l'état archivé ou supprimé ramènera la facture à son état précédent avant l'archivage.
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